Método 1-3-5

O que o método resolve

Listas de tarefas têm um defeito estrutural: elas não têm fundo. Como não existe limite físico, qualquer pessoa pode acumular quarenta itens e olhar para eles todos os dias sem perceber que aquilo jamais caberia em uma semana, muito menos em um dia. O resultado previsível é uma sensação diária de fracasso que não corresponde ao esforço real.

O método 1-3-5 resolve isso impondo uma forma. Todo dia você escolhe uma tarefa grande, três médias e cinco pequenas. Nada além disso entra no plano do dia. A restrição é arbitrária de propósito: o valor não está nos números exatos, está na existência de um teto.

Há um efeito colateral interessante. Como só cabe uma tarefa grande por dia, a escolha dessa tarefa passa a ser uma decisão consciente e relativamente difícil. É nessa escolha que o método faz a maior parte do trabalho, porque obriga a reconhecer o que realmente importa naquele dia.

Passo a passo

1. Escolha a tarefa grande primeiroÉ aquela que, se sair, já faz o dia valer a pena. Deve consumir entre uma e três horas e exigir concentração.
2. Escolha três tarefas médiasEntre trinta minutos e uma hora cada. São tarefas que avançam projetos sem exigir mergulho profundo.
3. Escolha cinco pequenasMenos de quinze minutos cada: respostas, agendamentos, confirmações. Elas dão ritmo e limpam o campo.
4. Feche a listaO que não entrou hoje volta para a lista geral. Não existe décima tarefa, e essa regra é o método inteiro.
5. Reserve espaço para o imprevistoDeixe uma das cinco vagas pequenas livre. Em dias com muitas interrupções, use duas ou três tarefas grandes como limite máximo semanal, não diário.

Como isso aparece em um dia comum

Erros mais comuns

• Escolher três tarefas grandes disfarçadas de médias. A honestidade na classificação é o que sustenta o método.
• Montar a lista de manhã, com a agenda já tomada. Fazer isso na véspera melhora muito a qualidade das escolhas.
• Acrescentar itens durante o dia. O que chega hoje entra no plano de amanhã, salvo emergência real.
• Aplicar em dias tomados por reuniões. Nesses dias, o limite deve cair para uma tarefa média e duas pequenas.
• Medir sucesso pelos nove itens. Se a tarefa grande saiu, o dia foi bom mesmo que várias pequenas fiquem.

Como adaptar à sua rotina

• Em rotinas com muitas interrupções, use 1-2-3 em vez de 1-3-5.
• Para estudos, a tarefa grande pode ser um bloco de conteúdo novo e as médias, revisões de temas antigos.
• Combine com a Pomodoro: a tarefa grande costuma ocupar dois ou três blocos.
• Use uma versão semanal para projetos: um resultado grande, três entregas médias, cinco pendências pequenas.

Quando não vale a pena

Perguntas frequentes

Métodos que combinam com este

Combinações que funcionam bem porque atacam partes diferentes do mesmo problema.